Шаг 1. Проведите сверку («сверку») взаиморасчетов с покупателем. Убедитесь, что все расчеты (, -) по договору (контракту) приведены в соответствие, особенно если были осуществлены частичные поставки. Зафиксируйте результаты в письменном виде или посредством официальной переписки ( переписка ).
Шаг 2: На основании уведомления о расторжении договора или письма о внесении изменений ( письму ) подтвердите условия расторжения договора. Продавец ( продавец ) должен проверить основания для прекращения обязательств и подтвердить их надлежащей документацией в соответствии с первоначальным договором ( контрактом ).
Шаг 3: Верните предоплату тем же способом ( способ ), который первоначально использовал покупатель ( покупатель ). Приложите платежное поручение («платежка») к бухгалтерскому файлу. Перевод должен быть осуществлен на тот же счет, на который поступили первоначальные средства от покупателя ( покупателю ).
Шаг 4: Выпишите корректировочный счет-фактуру или кредит-ноту. Если с аванса ранее был уплачен НДС, внесите корректировки в налоговые регистры. На основании статьи 172 Налогового кодекса компания имеет право принять к вычету входной НДС, если средства возвращены и оформлены надлежащим образом.
Шаг 5. Отразите все корректировки в бухгалтерском учете. Подготовьте внутренние служебные записки с подробным описанием сторнированных корректировок по признанию выручки и налогу на прибыль. Эти проводки должны быть привязаны к первоначальному договору и основаниям его расторжения («расторжение»), что подтверждается подтверждающими документами, которые мы оформляем.
Только когда все вышеперечисленные действия завершены и обоснованы подтверждающими расчетами и документами ( расчетов ), операции по возврату и налоговому вычету становятся действительными как с юридической, так и с налоговой точки зрения.
Использование письменной корреспонденции и платежных поручений для подтверждения возврата
Начните с официального письма продавца покупателю о расторжении договора и обязанности вернуть деньги по расторгнутому договору. В этом письме должны быть указаны номер первоначального договора, сумма возврата, дата расторжения, а также банковские реквизиты для перевода.
Затем оформляем возврат, выписывая платежку с указанием той же суммы, что была получена ранее. Приложите этот платежный документ к письменной корреспонденции. Переписка должна отражать признание обеими сторонами обязательства по расторгаем и подтверждать взаимную сверку расчетов.
Проведение сверки с покупателем
Проводим сверку расчетов с покупателем на основании всех предыдущих сделок по договору. Это включает в себя сравнение счетов-фактур, предыдущих платежек и фактических банковских переводов. Во избежание расхождений записи «» (получение) и «-» (возврат) должны четко совпадать.
Правильное документальное оформление возврата
Если у покупателя уже есть письмо, подтверждающее принятие возврата, храните его в том же файле, что и платежку и другие соответствующие документы. Убедитесь, что все ссылки на договор совпадают. Без этого письменного следа нет официального подтверждения возврата, что препятствует дальнейшим налоговым вычетам.
Сверка расчетов до исполнения возврата
Начните с формальной сверки взаимных обязательств. Получите от покупателя подписанную выписку со счета, подтверждающую общую сумму, уплаченную по договору. В ней должны быть указаны реквизиты каждой платежной инструкции («платежка») и ссылка на расторгнутый договор.
Поэтапное согласование с покупателем
1. Подготовьте акт сверки, отражающий все поступившие средства, частичные поставки (если таковые имеются) и итоговый баланс. Отметьте суммы в соответствии с платежными поручениями покупателя и этапами выполнения контракта.
2. Проведите письменную переписку с покупателем для подтверждения договоренности об окончательной сумме, подлежащей возврату. Убедитесь, что контрагент подтверждает цифры в письменном виде — электронная почта или официальное письмо приемлемы для документации.
3. Если договор расторгается («расторгаем договор»), официально зафиксируйте это в двустороннем соглашении о расторжении. Ссылайтесь на него при сверке, чтобы подтвердить свою позицию при последующих налоговых корректировках.
Необходимая документация
Убедитесь, что в пакет документов входят: подписанный акт сверки, соглашение о расторжении, переписка, подтверждающая согласие покупателя, и внутренние бухгалтерские проводки. Только после завершения этого этапа приступайте к оформлению возврата по согласованному способу возврата («способ возврата»).
Составление юридически грамотного соглашения о расторжении договора
Подготовьте письменное соглашение о расторжении договора с указанием даты расторжения, объема выполненных по договору обязательств и взаимного отказа от дальнейших претензий. Этот документ должен содержать четкую ссылку на первоначальный договор, полные идентификационные данные обеих сторон и подтверждение того, что у продавца и покупателя нет невыполненных расчетов.
Используйте структурированный формат. Приложения, такие как переписка, подтверждающая расторжение договора и акцепт покупателя, являются обязательными. Включите ссылки на платежный документ (платежку), используемый для погашения первоначальных обязательств. Избегайте устных договоренностей; для целей бухгалтерского учета и корректировки НДС приемлем только подписанный документ о расторжении договора.
Для упрощения бухгалтерского учета расторжение договора следует оформлять письмом, подписанным обеими сторонами, или официальным соглашением, содержащим подтверждение покупателя. Продавец сохраняет право корректировать НДС на основании этого документа, если аванс ранее облагался налогом. Есть способ минимизировать споры: согласовать условия расторгаем с первоначальным договором, особенно в части возмещения и возврата товаров или услуг.
Проводите все действия в письменной форме. Такой подход гарантирует, что налоговая служба примет исправления по НДС, и обеспечит соответствующую основу для проводим расчетов по расторжению договора.
Отражение возмещения в бухгалтерских и налоговых документах
Начните с выставления кредитового авизо, привязанного к первоначальному счету-фактуре по расторгнутому договору. В документе должна быть отражена точная сумма, возвращаемая покупателю, и указана ссылка на первоначальный договор и квитанцию об оплате.
- Подготовьте официальное письмо, подтверждающее отказ от обязательств по договору, включая сверку расчетов и сумм, подлежащих возврату.
- Приложите к письму подписанное уведомление о расторжении договора, копию первоначального платежного поручения и акт сверки взаиморасчетов.
- Оформите исходящий платеж по назначению (платежное поручение) в адрес покупателя с четкой пометкой о расторжении договора.
- На основании документа о возврате денег сделайте проводки в бухгалтерском учете: дебетуйте счет покупателя и кредитуйте счет кассы/банка.
- В налоговом учете уменьшите базу по реализации и обязательства по НДС с помощью приходной накладной, если переписка подтверждает согласие обеих сторон.
Если возврат частичный, убедитесь, что его доля соответствует суммам, оговоренным в переписке о расторжении договора. Проверьте, чтобы все подтверждающие документы соответствовали условиям расторгнутого договора и окончательной сверке расчетов.
- Должно быть письменное подтверждение от покупателя, подтверждающее сумму возврата.
- Все документы (письмо, соглашение, платежная инструкция) должны соответствовать номеру и дате контракта.
- Проведите полную сверку бухгалтерской книги, чтобы исключить остаточные обязательства с обеих сторон.
Кредит-нота должна быть зарегистрирована в книге продаж за тот налоговый период, в котором был оформлен возврат покупателю. Это применимо только в том случае, если покупатель подтвердил получение и согласился с уточненным расчетом.
Подача скорректированных счетов-фактур и обновление налогового учета
При расторжении договоров с предоплатой продавец должен своевременно выставить корректировочные счета-фактуры по НДС, отражающие изменения в расчетах. Первый способ заключается в составлении письма покупателю о сверке расчетов с указанием даты расторжения договора и пересчитанных сумм с четкими пометками «» или «-«. Эта переписка служит формальным основанием для корректировок.
После этого проведите детальную сверку взаиморасчетов в соответствии с расторгнутым договором. Продавец готовит и направляет покупателю корректировочные налоговые документы, подтверждающие уменьшение налогооблагаемой базы в связи с расторжением договора. Очень важно включить в корректировочные документы ссылки на первоначальный счет-фактуру и уведомление о расторжении договора.
Обновление налоговых регистров и платежных документов
Одновременно обновите регистры бухгалтерского учета для точного отражения изменений. Продавец должен зафиксировать отмену ранее принятых обязательств по НДС и обеспечить соответствие соответствующих проводок платежным поручениям (платежным ордерам), относящимся к первоначальному авансу. Ведение четкой документации по этим изменениям гарантирует соблюдение требований при проведении проверок и предотвращает возникновение разногласий с налоговыми органами.
Подготовьте ответное письмо
- Приложите копию расторгнутого договора, выделив соответствующие разделы о расчетах и возврате средств.
- Приложите квитанцию об оплате (платежное поручение), подтверждающую перечисление средств обратно покупателю.
- Представьте акт сверки, подтверждающий правильность расчетов по возврату суммы и корректировке НДС.
- Ссылайтесь на официальную переписку (электронную почту или письмо), которой обменялись с покупателем и которая подтверждает взаимное согласие расторгнуть договор и произвести расчеты.
Ключевые моменты для переписки
- Четко укажите способ возврата средств в соответствии с договором и убедитесь, что он соответствует способу оплаты, согласованному с покупателем.
- Уточните, что договор был официально расторгнут и все взаимные обязательства выполнены в соответствии с согласованными условиями.
- Предоставьте доказательства корректировки НДС в бухгалтерском учете продавца после операции возврата.
- Предложите принять участие в сверке, если налоговый орган потребует дополнительной проверки.
Вести четкий контрольный журнал, документируя каждый шаг от расторжения договора до оплаты и корректировки НДС. Такой методичный подход ускоряет решение проблемы и подтверждает правомерность заявлений о возмещении и налоговых вычетах.