Не заполняйте форму EFS-1 при приеме на работу по дополнительному соглашению к основному договору, если человек уже зарегистрирован в едином трудовом журнале. Это касается тех, кто проживает на территории Российской Федерации и чья основная работа оформлена по типовому трудовому договору. Обязанность по представлению отчетности не распространяется на внутренних и внешних совместителей, если иное не установлено ведомственными инструкциями.
Такие случаи не должны указываться в разделе «Прием на работу» отчета EFS-1. Внесение данных о совместительстве будет излишним, если основное место работы уже зарегистрировано в официальной базе данных по труду. В таких ситуациях следует обратиться к приказу по организации и соответствующей записи в трудовой книжке или цифровом журнале сотрудника.
При работе с делами о совместной занятости всегда проверяйте подразделение, ответственное за начисление зарплаты и отчетность. Не включайте дополнительные трудовые функции в поле «название должности», если они относятся к одной организации и основная трудовая книжка остается неизменной. Уточните сроки представления отчетности, исходя из фактической даты приема, и убедитесь, что все записи соответствуют приказу о приеме на работу, изданному для вторичного контракта.
Если изменения происходят исключительно в трудовых функциях в рамках нового соглашения, подписанного с тем же работником без прекращения первоначального трудового договора, избегайте представления дублирующих данных о занятости в EFS-1. В таких случаях правильным действием будет ведение внутренней документации и отражение изменений во внутренних приказах, а не в публичном трудовом отчете.
Только в случаях, когда речь идет о новом юридическом лице или когда основное трудоустройство прекращается до повторного приема на работу по совместительству, следует повторно подать EFS-1 с обновленной информацией. Всегда просматривайте тип занятости, проверяйте, не зарегистрировано ли уже данное лицо, и учитывайте специфику отдела, в который оно направлено. Избежать путаницы можно, тщательно контролируя внесение записей в трудовой журнал.
Когда требуется EFS-1 для работы по совместительству?
Подача отчета обязательна при приеме на работу сотрудника, работающего по вторичному договору. Если сотрудник работает по совместительству и при этом выполняет основную роль в другом месте, нанимающая организация должна обеспечить внесение записи в трудовой журнал с помощью данного заявления.
Не подавайте документ, если человек выполняет только одну основную роль. Заполнение декларации применяется исключительно в тех случаях, когда человек считается совместителем или специалистом по совместительству в соответствии с трудовым договором.
В случае расторжения трудового договора по совместительству компания должна снова предоставить отчет для исключения данных о сотруднике из активного регистра занятости. Это обеспечивает точность сведений о трудовой деятельности.
Если сотрудник, ранее числившийся совместителем, переходит на основную должность в той же организации, необходимо обновить существующую регистрацию, а не дублировать ее. Отдельная запись не требуется, если только не подписан новый договор на других условиях.
Организации, расположенные в разных регионах, также должны регистрировать таких сотрудников в соответствии с едиными национальными правилами, независимо от места жительства работника.
Всегда подавайте документы в случаях, когда речь идет о двойных ролях, независимо от продолжительности рабочего дня, если в соответствии с условиями контракта сотрудник числится как сотрудник, работающий неполный рабочий день.
Не заполняйте форму, если речь идет о неофициальном или внештатном сотруднике без официального статуса занятости.
Подводя итог, следует отметить, что подача документов требуется на этапах найма и увольнения любого зарегистрированного совместителя. Соблюдайте последовательность в отчетности, чтобы избежать расхождений в официальных трудовых книгах.
Какая информация должна быть включена в форму EFS-1?
Всегда указывайте точные сведения о человеке, работающем по совместительству. Если вы сообщаете о деятельности, связанной с дополнительной должностью, укажите полное юридическое имя, текущий адрес и идентификационный номер налогоплательщика, который относится к категории работников по совместительству.
Данные, требуемые при приеме на работу или увольнении
В момент приема на работу или увольнения укажите точную дату события, тип рабочего соглашения (постоянное или временное), а также роль, назначенную в соответствии с дополнительным графиком. Если работник классифицируется как заместитель или помощник на неполный рабочий день, это также следует указать. Непредставление таких данных может повлиять на соблюдение сроков отчетности.
Структура и сроки подачи документов
При подготовке отчета четко укажите основное место работы, включая местонахождение и юридическое лицо, ответственное за контроль над дополнительной нагрузкой. Если сотрудник проживает за пределами административной границы основного работодателя, необходимо указать и эту информацию. Все записи должны вестись в хронологическом порядке в журнале учета трудовой деятельности и обновляться при приеме на работу, переводе или увольнении.
Подведение итогов процесса: заполняйте документ тщательно, отражая каждый ключевой факт, связанный с совместной трудовой деятельностью, особенно в период приема или освобождения. Укажите конкретные обязанности, условия найма и любые изменения, касающиеся рабочей нагрузки или рабочего места, связанного с совмещаемой должностью.
Как определить правильный срок подачи документов
Определите срок подачи документов, исходя из даты, указанной в трудовом договоре или приказе о назначении сотрудника, работающего по совместительству. Точный момент подачи заявления зависит от конкретных событий, связанных с ролью сотрудника, работающего по совместительству.
Основные триггеры, требующие подачи заявления
- Заключение нового трудового договора с указанием совместительства.
- Издание внутреннего приказа, оформляющего работу по совместительству.
- Изменение основных условий труда, прописанных в договоре с совместителем.
- Прекращение работы по совместительству по официальной процедуре увольнения.
Определение даты подачи заявления
В качестве базового дня для расчета крайнего срока используйте официальную дату наступления события. В отчете должны быть указаны точные данные в каждой колонке, особенно в разделе о графике работы и типе занятости. Строго следуйте этим рекомендациям:
- Определите день подписания контракта или издания внутреннего приказа.
- Определите, является ли данное лицо уже работающим или вновь принятым на работу по совместительству.
- Внесите полную информацию о должности, часах работы и должностных обязанностях в специально отведенные поля.
- Убедитесь, что вся необходимая информация внесена в официальный трудовой журнал или журнал регистрации.
Если событие связано с увольнением или лишением статуса совместителя, четко укажите это в поле «Увольнение». Всегда заполняйте отчет обновленными и точными данными о роли и графике работы сотрудника. Подавайте информацию без промедления, как только соответствующее действие будет официально задокументировано.
Куда подавать форму EFS-1: отправка по почте или онлайн
Прямая передача через указанную онлайн-платформу рекомендуется, если отчет касается сотрудника с двойной ролью и связан с приемом на работу или прекращением выполнения второстепенных обязанностей. Цифровая подача обеспечивает подтверждение к концу рабочего дня и позволяет автоматически направить отчет в нужное подразделение на основании адреса рабочего места и трудового соглашения.
Отправка документации по почте допускается для тех, кто проживает в отдаленных районах или имеет ограниченный доступ к онлайн-системе. Однако этот способ задерживает подтверждение отчета и может повлиять на сроки, связанные с изменением трудовой деятельности или увольнением сотрудника, работающего по договору подряда.
Решая, какой способ использовать, проверьте, связано ли событие в трудовой деятельности с изменением трудовой книжки в соответствии с правилами совместного трудоустройства, поскольку это влияет на то, куда следует направить документацию. Заполненная форма должна отражать характер деятельности, в том числе касаться ли она приема на работу, увольнения или изменения места работы.
Форма должна быть заполнена по действующему образцу, а ее подача должна совпадать с датой, указанной в трудовой инструкции или внутреннем приказе. Следите за точностью, особенно если событие затрагивает официальную запись работника в трудовой книжке, связанную с совмещением должностей.
Подводя итог, можно сказать, что электронная передача данных предпочтительнее, если только работник не проживает в месте, где нет постоянного доступа к необходимой платформе. Неправильный выбор способа может привести к задержке обработки или отказу со стороны принимающего подразделения.
Общие ошибки, которых следует избегать при заполнении документа EFS-1
Точно заполняйте каждый раздел, особенно сведения о трудоустройстве и условиях контракта. Неправильные или неполные данные в соответствующих полях часто приводят к задержкам или отказу.
- Не пропускайте установленные сроки: Своевременная подача документов имеет решающее значение. Во избежание осложнений позаботьтесь о том, чтобы документы были доставлены в ответственный отдел в установленные сроки.
- Избегайте путаницы между обычной работой и подработкой: Четко укажите характер работы, чтобы избежать недоразумений в отношении статуса подработки.
- Не упускайте из виду приказ или распоряжение, разрешающее занятие вторичной должности. Приложите официальный документ, подтверждающий разрешение, или сделайте на него ссылку, чтобы упростить процесс оформления.
- Убедитесь, что трудовой договор соответствует второстепенной должности. Несоответствие между договором и фактически выполненной работой создает проблемы при проверке.
- Когда сотрудник переходит или покидает второстепенную роль, незамедлительно обновите записи. Несообщение об увольнении или переводе негативно сказывается на соблюдении требований.
- Никогда не представляйте формы с отсутствующими подписями или незаполненными разделами в указанных графах, так как это подрывает достоверность представленных данных.
- Уточните, не пересекается ли вторичная занятость с основной должностью, и отметьте все связанные с этим события, влияющие на рабочее время или обязанности.
- Не путайте основной трудовой договор с дополнительными соглашениями, касающимися вторичной должности; необходимо вести отдельную документацию.
- Подавайте документы через соответствующее подразделение, отвечающее за управление персоналом, чтобы избежать потери или задержки в обработке.
В заключение отметим, что для соблюдения требований, связанных с дополнительными трудовыми соглашениями, тщательно проверяйте каждую запись, соблюдайте сроки и ведите четкую документацию, привязанную к официальному приказу и трудовому договору.
Как использовать образец заявления о приеме на работу по совместительству
Точно заполните форму, уделяя внимание каждой графе в соответствии с представленным образцом. Укажите полные данные о работнике по совместительству, включая даты приема на работу и подробности трудового договора. Отчет должен отражать текущий статус в регистре занятости без пропусков.
Проверьте информацию о сроке сотрудничества и укажите, работает ли человек по совместительству или по другому договору. Делайте четкие пометки в отведенных полях, чтобы избежать путаницы при подаче отчета.
При заполнении отчета внимательно изучите образец, чтобы убедиться, что все разделы заполнены правильно, особенно те, которые касаются дат увольнения или продолжения работы. Это позволит избежать задержек или запросов дополнительных данных со стороны надзорных органов.
Ведите журнал всех вторичных контрактов, чтобы следить за сроками и требованиями к предоставлению информации. В образце показано, куда и как вносить эти записи для последовательного ведения учета.
Проверьте, совпадает ли информация о трудовой деятельности работника с официальными данными, и обновите все необходимые поля в процессе подготовки отчета. Образец помогает определить ключевые разделы, в которых эти данные обязательны.
Регулярно представляйте заполненные документы в установленные сроки, чтобы соответствовать нормативным требованиям. Следование этому примеру обеспечивает точность и полноту отчета о трудоустройстве вторичного работника.